På Campus Bornholm bestræber vi os på at tilrettelægge vores databehandling i overensstemmelse med principperne i Persondataforordningen (GDPR).
Vi forsøger altid at varetage vores forpligtelser og behandlinger på en måde som er lovlig, rimelig og gennemsigtig. Så vi:
Som led i at drive skole behandler vi personoplysninger om vores ansatte og vores elever.
Personoplysninger er oplysninger, der kan spores tilbage til en fysisk person – fx en bestemt elevs eller ansats navn. Når man bliver registreret – eller bliver genstand for databehandling – har man krav på nogle informationer. Det står i GDPR artikel 13 og 14.
Vi har forfattet denne persondatapolitik, hvor du nemt kan finde informationer om de databehandlinger vi foretager og hvordan du kan få mere information. Du er altid meget velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til politikken, hvis du gerne vil have flere informationer, eller du vil gøre brug af de rettigheder, som er oplistet nederst i politikken.
Udover de informationer der er givet her i politikken, behandler vi også personoplysninger på baggrund af dit samtykke. Den type behandling kommer vi ikke ind på hér, da vi altid vil give dig de nødvendige oplysninger i forbindelse med samtykkeerklæringen. Så du ved, hvad du siger ja til.
Du kan dog også finde generel information omkring samtykke og dine rettigheder længere nede i teksten.
Alle elever og ansatte modtager en velkomstskrivelse, der henviser hertil.
Vi administrerer data jf. GDPR artikel 5, som handler om "God databehandlingsskik", ud fra disse 7 principper:
Campus Bornholm er er kombinationsskole, med følgende uddannelser og lovgrundlag:
| ● | Gymnasium (gymnasiale uddannelser) | ||
| ο | STX (studentereksamen) | BEK nr. 497 af 18/05/2017 | |
| ο | HHX og HTX (handels-/teknisk studentereksamen) | LBK nr. 871 af 27/08/2008 | |
| ο | EUX (erhvervsfaglig studentereksamen) | LBK nr. 612 af 28/05/2019 | |
| ο | HF (højere forberedelseseksamen) | LBK nr. 767 af 09/06/2015 | |
| ● | Erhvervsskole (erhvervsuddannelser) | ||
| ο | Håndværk (håndværksuddannelse) | LBK nr. 51 af 22/01/2020 og LBK nr. 597 af 16/05/2019 | |
| ο | MAD (levnedmiddeluddannelse) | BEK nr. 312 af 21/03/2013 | |
| ο | Business (merkantil uddannelse) | BEK nr. 421 af 15/04/2020 | |
| ● | AMU (arbejdsmarkedsuddannelse) | LBK nr. 616 af 03/06/2019 | |
| ● | Sprogcenter (danskuddannelser) | LBK nr. 901 af 19/08/2019 | |
På Campus Bornholm er vi dataansvarlige for den behandling der finder sted.
Det anbefales, at anvende sikker mail ved henvendelse, så evt. personoplysninger bliver krypterede.
Gå på Borger.dk. Log på med MitID, og søg efter hhv: "Campus Bornholm" eller "Aarhus Business College".
Hvis du ikke anmoder os via DigitalPost, skal du fremvise behørig legitimation så som pas. Vi kontakter dig for den nærmere proces.
På Campus Bornholm behandler vi forskellige oplysninger om dig. I teksten her finder du mere information om hvordan og hvornår vi behandler personoplysninger om dig.
Vores politik er tilrettelagt sådan, at man kan finde informationer som er relevante for enhver der har relation til skolen. F.eks. fordi man har henvendt sig til skolen, eller opholdt sig på skolens område (afsnit 4.2.), er ansat (afsnit 4.3.) og eller er elev på skolen (afsnit 4.4).
Nederst i politikken finder du informationer om dine rettigheder og hvordan du gør brug af dem (afsnit 5).
Al databehandling foregår – og skal foregå (jf. GDPR-loven) – inden for EU's område, eller lande godkendt af EU (fx. Norge).
Når du henvender dig til skolen, gemmer vi i udgangspunktet kun din henvendelse så længe det er nødvendigt for at kunne besvare den. Derefter sletter vi som hovedregel din henvendelse.
Vi behandler kun de oplysninger du selv sender til os, og kategorien af personoplysninger vil derfor afhænge af indholdet i din henvendelse.
I nogle tilfælde vil vi være forpligtede til at journalisere din henvendelse. Vi kan nemlig have behov for at dokumentere, at vi har modtaget den og hvad vi har svaret dig. Vi vil også skulle gemme din henvendelse, hvis din henvendelse sker ift. en konkret sag. Vores behandling sker i disse tilfælde med hjemmel i art. 6 stk. 1 litra e i GDPR om opgaver i samfundets interesse, jf. offentlighedslovens § 2 og 3.
I forbindelse med din henvendelse, vil det normalt ikke være nødvendigt at indsamle informationer om dig fra andre.
Hvis vi vurderer at din henvendelse er fejladresseret, videresender vi den til rette myndighed eller person (evt. jf. forvaltningslovens § 7).
Campus Bornholm foretager videoovervågning forskellige steder på skolens lokaliteter. Vi skilter vores videoovervågning, og gemmer den i op til 30 dage. Herefter slettes optagelserne automatisk.
Vi har lov til at videoovervåge i hht. tv-overvågningsloven § 4 c, stk. 1, nr. 3, og GDPR art. 6. stk. 1. litra F, om skolens rimelige interesse i at beskytte sit materiel. Videregivelse til politiet ifm. mistanke om kriminelle forhold vil normalt ske jf. 6. stk. 1 litra e eller f, art. 9 stk. 2 litra f eller databeskyttelsesloven § 8..
På Campus Bornholm tager vi backup af alle data. Det sker som et led i vores IT-beredskab. Det betyder for dig, at vi er teknisk i stand til at genskabe nogle af dine data og personoplysninger i op mod et år, efter de er slettet. Vi anvender kun muligheden, når det er nødvendigt.
Vi anvender udelukkende denne mulighed i overensstemmelse med vores interne retningslinjer herfor, som bl.a. omfatter, at vi kun må genskabe data i tilfælde af sikkerhedsmæssige årsager eller væsentlige hensyn til den registrerede. I så fald genskaber vi kun de data som er nødvendig for at opfylde formålet.
Vi anser dette som en del af vores opgaver efter art. 6 stk. 1 litra e og f, for at sikre vedvarende tilgængelighed og sikre oplysningerne ikke går tabt i tilfælde af en hændelse.
Når du ansøger om optagelse til en uddannelse eller kursus, modtager/anmoder vi om:
Stamoplysninger = CPR, navn, bopæl, email og telefon.
Oplysningerne kommer fra din folkeskole (gennem Optagelse.dk) og/eller fra dig selv. Dele af stamoplysningerne holdes løbende opdaterede fra CPR-registeret. Oplyningerne bliver. Oplysningerne bruges til at vurdere, om du er kvalificeret til din ønskede uddannelse, og kontaktemuligheder. Vores behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med GDPR art. 6 litra e, som led i udførelse af vores opgaver som uddannelsesinstitution.
Når du starter din uddannelse, tager vi et portrætfoto til brug for vores studieadministrative system og studie-/låse-/printkort.
Vi sletter dine oplysningerne 6 måneder efter endt uddannelse. Visse oplysninger gemmer vi i længere tid, herunder f.eks. dit eksamensbevis, som vi er forpligtigede til at opbevare i 30 år. Vi er omfattet af Statens krav til opbevaring af data.
Vi videregiver disse oplysninger om dig:
Hvis du er under 18 år og underlagt forældremyndighed, videregiver vi også vigtige oplysninger om dig, til dine forældre. Det skal vi gøre, fordi de repræsenterer dig, og der er derfor ikke tale om videregivelse til en tredjepart.Hvis du er fyldt 15 år, er det ikke alle informationer vi giver dine forældre. Hvis du er interesseret i hvilke oplysninger der videregives, kan du kontakte vore Uddannelseadministration.
Som skole er vi forpligtiget til at udbyde praktikforløb til dig. Når vi udveksler oplysninger om dig med dit praktiksted, sker det dels som led i aftale med dit praktiksted artikel 6. stk 1. litra b, samt for at kunne udbyde og facilitere praktikforløb som led i vores lovbestemte opgaver jf. art. 6. stk. 1 litra e. Oplysningerne er en forudsætning for, at du kan tegne en aftale om praktik.
Når du har oplyst dit praktiksted, indhenter vi følgende oplysninger om dig fra dit praktiksted:
Dit praktiksted er selv dataansvarlig for deres egen databehandling, og vi er ansvarlig for vores. Vi sletter oplysningerne om dit praktikforløb 6 måneder efter afluttet uddannelse.
Som skole er vi forpligtiget til at udbyde studierejser til dig. Hvis du tilmelder dig en studierejse indsamler og videregiver vi oplysninger om dig med de leverandører som udbyder rejsen, herunder: Hotel, transport og arrangementer og lign. Vi behandler desuden oplysninger om dig for at administrere din egenbetaling.
Videregivelsen sker som led i administrering af din aftale om deltagelse på studierejsen, herunder f.eks. at booke flybilletter, hotelophold og arrangementer, som led i din deltagelse jf. artikel 6. stk. 1. litra b. Oplysningerne er en nødvendig forudsætning for, at du kan deltage på studierejsen. Hvis du ikke ønsker behandlingen, vil du kunne fravælge at deltage på studierejsen.
Vi behandler desuden selv oplysningerne for at kunne udbyde og facilitere studierejser som led i vores samfundsnyttige opgaver jf. art. 6. stk. 1 litra e.
Vi sletter oplysninger efter endt tur.
Som elev på Campus bornholm stiller vi gennem vores leverandører en række IT-platforme til rådighed for dig, herunder Lectio, Moodle, SysTime, Praxis Online og Microsoft Office.
Du mister adgangen og dine egen data i disse systemer, når efter endt uddannelse.
Vi anvender sociale medier til at markedsføre os som skole og oplyse om vores aktiviteter. Vi deler ikke billeder af dig på de sociale medier, uden at du har sagt ja (samtykket) eller underskrevet en aftale. Hvis du har sagt ja til at optræde på de sociale medier, kan du, medmindre du har underskrevet en licens- eller modelaftale (og, vi derved har købt retten til at bruge billedet), altid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker samtykket tilbage, sletter vi billederne af dig. Vores behandling sker på baggrund af art. 6 stk. 1 litra a i GDPR.
Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på de sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selvom vi sletter billederne, kan billederne stadig blive gemt og behandlet af platformen.
Som skole deler vi billeder af forsamlinger ifm. arrangementer og lign. På skolens hjemmeside som led i en generel informationsindsats for elever. Dette sker på baggrund af (interesseafvejningsreglen art. 6. stk. 1 litra f.) fordi vi har vurderet at skolens legitime interesser i at informere forældre og nye elever om skolens aktiviteter, samt at pleje og værne om det gode studiemiljø og at skabe ejerskab for skolen, går forud for en eventuel interesse i ikke at blive afbilledet.
Hvis du alligevel skulle ønske at blive slettet fra et billede på vores hjemmeside, er du velkommen til at henvende dig til os.
Vi arbejder målrettet med elevtrivsel. Det følger af undervisningsmiljøloven at vi er forpligtiget til at sikre et godt undervisningsmiljø, herunder et godt psykisk undervisningsmiljø.
Som led i at sikre et godt undervisningsmiljø gennemfører vi:
Hvis der på et tidspunkt opstår problemer med trivslen i din klasse, kan vi være forpligtigede til at udlevere oplysninger fra f.eks. trivselsundersøgelser eller notater som vedrører klassens generelle trivsel, til kontrolorganer. F.eks. ifm. tilsyn eller ifm. klagesager jf. undervisningsmiljølovens § 7.e. (for gymnasier) samt Styrelsen for Undervisning og kvalitet. Jf. forvaltningsloven §28. Du vil ikke altid blive informeret om videregivelsen, da der kan være særlige hensyn til fortrolighed ift. den elev der har klaget. Vi videregiver så vidt muligt altid dine oplysninger i anonymiseret form.
Når vi videregiver oplysninger til tilsynsmyndigheder, er de selv dataansvarlige for den behandling de foretager.
I forbindelse med at du afholder samtaler med vores studievejledning eller skolepsykolog, behandler vi personoplysninger om dig. Det drejer sig om dine stamoplysninger og notater fra samtaler.
Hvis vi finder det nødvendigt at registrere personfølsomme oplysninger, vil vi indhente dit samtykke i hvert enkelt tilfælde.
I tilfælde af begrundet mistanke om snyd, kan vi ønske at gennemgå din computer. Det sker i så fald med dit samtykkke. Såfremt du ikke ønsker dette, vil det blot underbygge vores mistanke.
Vi anvender Statens eRekruttering til modtagelse og vurdering af ansøgninger.
Kun ansættelseudvalg for den enkelte stilling, har adgang.
Når du ansøger til en stilling på Campus Bornholm, gemmer vi ikke din ansøgning længere end stillingens besættelse (automatisk sletning). I tilfælde med særlige krav stillingen, kan vi gemme ansøgningen i op til 6 måneder.
Hvis du ønsker at vi sletter din ansøgning inden udløbet af vores normaleslettefrist, kan du kontakte os.
Vi behandler almindelige personoplysninger om dig (CPR, Navn, Adresse, Telefon, Mail), og følgende personfølsomme oplysninger:
Hvis du ønsker at der tages særligt hensyn til religion, allergi, eller filosofiske overbevisninger ifm. personalearrangementer eller gaver, gemmer og behandler vi også disse oplysninger, så vi kan tage højde for det fremadrettet, hvis du ønsker det. Hvis du ønsker det, videregiver vi oplysningerne om dig i forbindelse med arrangementer, hvor det er nødvendigt for udbyderen at kende din identitet. Denne behandling sker altså på baggrund af dit samtykke. Art. 9 stk. 2 litra a.
Du skal være opmærksom på, at personoplysninger som du uploader til det IT-udstyr som du får stillet til rådighed, også bliver synkroniseret med servere og cloudløsning. Dette gælder f.eks. opkaldslog, billeder hvor du har aktiveret cloud synkronisering, samt hvis du anvender din e-mail og kalender i Outlook til privat brug. Ift. IT-udstyr som bliver stillet til rådighed til privat brug, har vi vurderet, at der er tale om et delt dataansvar, hvor du er ansvarlig for de oplysninger du indsamler, mens vi er ansvarlige for kvaliteten af den tekniske løsning vi stiller til rådighed for dig.
Som elev/ansat på Campus Bornholm har du muligheden for at lave videnskabelige og statistiske undersøgelser i forbindelse med dine eksamener. Når du laver opgaver i undervisningssammenhæng repræsenterer du skolen, som er dataansvarlig. Det betyder, at der er nogle krav til hvordan dine data og din undersøgelse skal opbevares, og hvilke informationer du skal give til respondenterne i din undersøgelse osv.
Vi opfordrer dig til altid at lave undersøgelser og statistik anonymt, når det er muligt.
Når du deltager i en undersøgelse, som vores elever udfører i forbindelse med deres eksamensopgaver, skal du være opmærksom på, at det er os som skole, der er ansvarlig for dataindsamlingen.
Undersøgelsen er enten baseret på dit samtykke (art. 1 stk. 1 litra a), eller udarbejdet i videnskabelig og statistisk øjemed (art. 6 stk. 1 litra e). Hvis deltagelsen er samtykkebaseret, f.eks. hvis du bliver citeret med navn, vil du have mulighed for at trække dit samtykke tilbage. I så fald skal eleven slette personoplysninger om dig, men eleven kan stadig bruge din besvarelse i anonymiseret form. Hvis undersøgelsen derimod sker som et led i videnskabelig og statistisk øjemed, f.eks. fordi din besvarelse indgår i en statistik, vil du ikke kunne trække dit samtykke tilbage.
Vi instruerer altid vores elever i kun at indsamle personhenførbare oplysninger, som er nødvendige og så vidt muligt indsamle deres statistik anonymt.
Vi anvender ingen databehandling i tredieland, jf. punkt. 4.2.
Du har i visse tilfælde ret til at:
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os som beskrevet i punkt 3.
I første omgang modtager du kvittering, straks vi modtager din anmodning – evt. med uddybende spørgsmål. Herefter sendes oplysninger hurtigst muligt, og senest en måned efter anmodningen. Er det en kompliceret anmodning, kan der gå op til 3 måneder.
Hvis du er utilfreds med måden vi behandler dine personoplysninger på, eller en afgørelse ift. dine rettigheder. Har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.